Valtuuston kokous työpäivänä miten järjestetään työt?

Vastaus:

Valtuuston kokous työpäivänä voidaan järjestää monella eri tavalla riippuen kunnan tai kaupungin käytännöistä ja henkilöstön tarpeista. Tässä muutamia ehdotuksia:

1. Kokouksen aikataulu: Valitse kokouksen ajankohta, joka haittaa mahdollisimman vähän työntekoa. Esimerkiksi kokous voi alkaa työpäivän päättymisen jälkeen tai alku- tai loppupäivästä.

2. Työtehtävien suunnittelu:
- Ennakoiminen: Valtuuston jäsenet voivat etukäteen suunnitella työnsä siten, että he voivat keskittyä kokoukseen. Tärkeät asiat voidaan hoitaa ennen kokousta.
- Delegointi: Jos mahdollista, työntekijöitä voidaan ohjata hoitamaan valtuustoon liittyviä asioita kokouksen aikana.

3. Etäosallistuminen: Mikäli mahdollista, etäkokouksien järjestäminen voi helpottaa osallistumista. Voidaan käyttää esimerkiksi videoneuvotteluteknologiaa.

4. Viestintä: Valtuuston jäsenille voidaan tiedottaa aikaisemmin kokouksen aiheista ja tuoda esille, millaisia päätöksiä tai asioita kokouksessa tullaan käsittelemään. Tällöin he voivat valmistautua etukäteen.

5. Kokouksen kesto: Lyhyt ja tehokas kokous voi vähentää työpäivän häiriöitä. Kokouksessa tulisi keskittyä tärkeimpiin asioihin ja välttää turhaa keskustelua.

6. Työntekijöiden hyvinvointi: On tärkeää ottaa huomioon työntekijöiden ajankäyttö ja hyvinvointi. Kokouksen järjestäminen työpäivän aikana voi vaikuttaa työtehoon, joten asioita voidaan käsitellä myös etukäteen tai myöhään iltapäivällä.

7. Seuranta ja palaute: Kokouksen jälkeen on hyvä kerätä palautetta siitä, miten kokous järjestettiin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavalla kerralla.

Oikeanlaisen järjestelyn avulla voidaan varmistaa, että valtuuston kokous sujuu saumattomasti, eikä se aiheuta liiallista häiriötä työnteolle.

Lisää vastaus